BedreWord/vagtplan anvendes til vagtplanlægning i virksomheder og organisationer
Programmet viser et vagtskema for en uge. Ved at markere en medarbejder og klikke på en ugedag kan man indsætte en vagt den pågældende dag.
Programmet kan arbejde med vagtperioder og vagtturnus, så man kan indsætte flere vagter ad gangen eller oprette rotationer, der automatisk indsætter vagter efter et fastlagt mønster.
Desuden kan man foretage timeberegning og holde regnskab med sygdom, afspadsering og ferie, hvis man opgraderer til BedreWord/vagtplan Plus.
Programmet opererer med vagter i tre niveauer: Vagttyper, vagtperioder og vagtturnus.
Vagttyper
Første niveau er vagttyper, fx. en vagt ved navn dagvagt, der løber fra kl. 9 om morgenen til kl. 17 om eftermiddagen. Man angiver desuden, hvor mange timer der skal indsættes i timeregnskabet for denne vagttype. Hvis man angiver timetallet til nul, regnes vagttypen for en fraværstype, fx. ferie, sygdom eller afspadsering.
Vagtperioder
Andet niveau er vagtperioder. En vagtperiode er en samling vagttyper. Perioden kan løbe over en uge - hvor man selv bestemmer, hvilken ugedag den skal begynde med - eller et antal dage uafhængigt af kalenderuge. Man kan fx. oprette en ugeperiode og indsætte vagttypen Dagvagt fra mandag til fredag. Derefter kan man indsætte vagtperioden i vagtskemaet i stedet for at indsætte fem vagttyper. Man kan også oprette fraværsperioder, fx. en periode på 21 dage med fraværstypen ferie, som man giver navnet sommerferie. En vagt i en vagtperiode kan overskrives af en vagttype, uden det påvirker de øvrige dage i perioden. Man kan fx. indsætte en sygedag.
Vagtturnus
Tredje niveau er vagtturnus. En vagtturnus er en samling vagtperioder, som løber i rotation ud i al fremtid eller til man ændrer det. Man kan knytte en eller flere vagtperioder til en turnus, fx. så turnus består af dagvagter den ene uge, aftenvagter den næste uge, så dagvagter igen osv. Man kan også oprette turnus med tre dages arbejde og tre dages fri eller andre kombinationer. En vagt i en turnus kan overskrives af en vagtperiode eller en vagttype. Man kan fx. indsætte afspadsering eller ferie, hvorefter turnus automatisk løber videre, når afspadseringen eller ferien er slut. Man knytter en turnus til en eller flere medarbejdere, der så arbejder efter denne turnus, indtil man laver det om.
Timeregnskab
Det er muligt at foretage timeberegning for en medarbejder over en hvilken som helst periode; det kan være en uge, to uger, en måned eller et år.
Timeberegningen viser også antallet af sygedage, afspadseringsdage og feriedage, hvis man har oprettet sådanne.
Man kan indsætte vagtskema og timeberegning i Word-dokumenter, som derefter kan udskrives eller sendes med e-mail.
